대학에서 생산하는 데이터와 문서는 매우 다양하다. 최근 대학은 대학에서 생산된 가치 있는 데이터를 수집?구축?활용하는데 관심을 가지고 학술정보의 활용 및 연구 성과를 높이기 위하여 기관 리포지터리를 구축하거나, 또 다른 한편으로 대학기록관을 수립하여 증거적?역사적 가치가 있는 대학기록을 보존?관리하고 있다. 특히, 대학기록물 생산?보존 등에 대한 기준이 명시되어 있는 대학기록 관리 법령이 제정되면서 대학기록관이 여러 대학에서 설립되고 있다.
대학기록관이 설립되었다고 하지만 예산 및 인력부족으로 인하여 현재에는 포괄적인 대학생산 자료의 수집 및 관리가 잘 이루어지지 못하고 있는 실정으로 대학기록관에서의 학과기록의 관리는 거의 사각지대라 할 수 있다. 그러나 학과기록은 분명 역사적 가치와 증거적 가치를 지닌 대학의 기록으로 학과기록의 보존은 대학의 역사를 보존하는 것뿐만 아니라 학사운영을 수행하는데 많은 도움을 준다. 이에 본 연구는 대학기록관 부재로 인하여 또는 대학기록관이 있다할지라도 관리영역 밖으로 인지되어 체계적인 수집 및 보존이 안 되어 왔던 학과기록의 관리방안이 필요하다고 보고 이를 위한 즉 학과기록의 소장 및 활용을 최적화 할 수 있는 방안을 제안하고자 한다.
이에 본 연구는 현재 대학에서의 학과기록의 생산 및 관리현황을 파악하였다. 즉 국립대학과 사립대학 소속 학과기록담당자와 대학기록관 담당자를 대상으로 학과기록의 생산과 보유 현황, 학과기록의 관리 실태, 학과기록에 대한 인식을 조사하였다. 그 결과 설문에 응답한 70개의 모든 학과에서는 500Mbyte이상의 기록을 모두 보유하고 있으며, 또한 6개월 마다 50Mbyte 이상의 기록을 생산하고 있었다. 전자기록과 비전자기록을 포함한 모든 유형의 기록을 소장하고 있었으며 각자의 방식으로 관리하고 있음을 알 수 있었다. 한편으로 설문에 응답한 32개의 대학기록관 중 14개의 대학기록관만이 학과기록을 수집하고 있었으나 모든 기록이 아닌 역사적 가치가 있는 학과기록만을 중점적으로 수집 관리하고 있음을 알 수 있었다.
또한 학과기록 담당자와 대학기록관 담당자 모두 학과기록의 규정과 보존의 필요성을 인식하였고 별도의 장소나 리포지터리에 대한 요구가 있는 것으로 나타났다. 특히 대학기록관 담당자는 현재에 수행되고 있는 학과기록 관리에 대하여 만족하지 않고 있는 것으로 나타나 학과기록의 관리를 위한 별도의 방안이 수립될 필요성을 파악할 수 있었다.
본 연구는 현재의 상황, 즉 학과기록이 학과조교에 의하여 각자의 방식으로 관리되고 있으나 대학기록관에서 이를 체계적으로 통제할 수 없는 현재의 환경에서 학과기록을 효율적으로 보존하고 활용할 수 있는 방법으로 학과기록 리포지터리를 제안하였다. 이러한 리포지터리는 학과기록 관리의 플랫폼으로서 대학기록을 위한 기록관리시스템이 제공되지 못한 환경에서 이용자와 생산자가 전자적 환경에서 서로 만날 수 있는 공간을 제공할 수 있을 것으로 본다. 연구의 결과로 학과기록 관리를 위한 26개 기술항목을 선정하였고 OAK 리포지터리 환경을 기반으로 데이터베이스 설계 및 로그인 관리, 파일등록 기능, 검색 기능, 브라우징 기능을 학과기록 리포지터리인 ‘DRRU(Department Records Repository in the University)’를 구축하였다. 제안된 ‘DRRU’는 실험데이터 검증을 통하여 각 구성된 기능 및 인터페이스가 적합하게 구현된 것으로 확인되었다.
학과기록관리 플랫폼인 리포지터리의 구축은 학과기록의 소실을 막을 수 있고, 학과기록의 활용 역시 높일 수 있을 것이며, 그리고 대학차원에서 학과기록을 보다 용이하게 관리?보존 할 수 있을 것이라 본다.