소셜미디어를 통한 기록서비스의 제공이 기록관리기관에서 기존에 제공해왔던 고전적인 기록서비스를 활성화시키고, 계속해서 고민해왔던 이용자 저조 문제를 해결할 수 있음은 분명하다. 이는 이미 여러 선행 연구에서 증명된 바 있으며, 오늘날 대부분의 기록관리기관에서도 그 필요성과 중요성을 인지하고 소셜미디어를 운영하고 있다. 지방기록물관리기관이자 영구기록물관리기관으로, 이용자들에게 양질의 기록서비스를 제공할 책무가 있는 경남기록원과 서울기록원도 이를 인지하고 소셜미디어를 운영하고 있지만, 투자 대비 효과와 이용자 인식 및 도달률 모두 저조한 상태이다.
따라서 본 연구에서는 경남기록원과 서울기록원을 중심으로 기록서비스가 저조한 이유는 무엇인지, 왜 특정 종류의 소셜미디어만 활용하고 있으며 다른 소셜미디어는 활용하고 있지 않은지, 소셜미디어 서비스에 대한 이용자들의 인식과 도달률이 낮은 이유는 무엇인지, 소셜미디어 서비스를 활용해 기록의 난해성을 극복함과 동시에 이용자 인식과 도달률을 높일 수 있는 방법은 무엇인지, 네 가지 연구질문을 설정한 뒤 연구를 진행하였다.
문제점 파악을 위해 경남기록원과 서울기록원에서 제공중인 기록서비스 현황을 분석했으며, 각 기관에서 운영중인 소셜미디어 운영 현황을 분석하였다. 기관별 조직도 및 업무 분장을 검토하였으며, 단위사업별 업무계획 및 기록관리기준표를 분석하여 기관의 전체 업무 정책 내에 소셜미디어를 어떻게 위치시키고 있는지 살펴보았다. 보다 자세한 현황 분석을 위해 담당자와의 전화 및 화상 인터뷰를 진행하여 소셜미디어 운영 현황에 대한 심화 분석을 진행하였다. 현황 분석 결과, 두 기관 모두 소셜미디어를 통한 기록서비스의 제공을 정식적인 업무에 반영하지 않고 있었으며, 그 중요성에 대해 인지하지 못한 채 산발적으로 운영하고 있음을 알 수 있었다. 또한 각각의 소셜미디어별 특성과 알고리즘의 작동 방식을 고려하지 못한 채 무전략적으로 운영하고 있어 급변하고 있는 소셜미디어 시장에 적극적으로 대응하지 못하고 있었다.
본 연구에서는 현황 분석 결과 파악된 문제점들을 바탕으로 다음과 같은 해결책과 개선 방안들을 제시하였다. 소셜미디어별 알고리즘의 작동 원리를 파악하고, 전략적인 핵심 키워드와 연관 키워드를 설정하여 이용자들에게 도달률을 높일 수 있는 방안을 제안하였다. 또한 기존의 기록관리기관의 정적인 기록서비스 콘텐츠와는 차별화된 재미를 유발하는 콘텐츠의 제작으로 이용자들의 인식과 흥미를 제고할 것을 제안했다. 이를 위해 국내 유관기관 및 해외 기록관리기관의 소셜미디어 운영 우수 사례를 검토하였으며, 이를 아카이브기관에 적용할 방안을 고려해보았다.
기존의 고전적 이용자 세분화 방법론이 아닌 소셜미디어 메커니즘에 알맞은 발전된 이용자 세분화 방법론을 제시하고, 소셜미디어의 이용자 상호작용적 특성을 활용해 이용자 요구사항을 분석하고, 소셜미디어에서 제공하는 데이터를 통해 이용자 성향 및 이용행태 등을 파악하여 효과적인 소셜미디어 운영 방안을 설계하는 방법을 제안하였다. 또한 각 소셜미디어별 알맞은 운영 전략을 수립하여 이용자 도달률과 인식을 동시에 높일 수 있는 방안을 제시하였다. 마지막으로, 이와 같은 소셜미디어의 운영이 기존의 기록서비스를 활성화시키고, 상호성장하여 시너지 효과를 낼 수 있도록 하는 운영 체계를 제안하였다.
본 연구는 이제껏 여러 선행 연구와 아카이브기관에서 계속해서 고민해왔던 소셜미디어를 통한 기록서비스 제공의 효과가 미진한 원인을 근본적으로 분석하고, 실질적인 해결 방안을 제시했다는 점에서 큰 의의가 있다. 지방기록물관리기관 뿐만 아니라 국내외의 다양한 아카이브기관 및 유관기관, 공공기관에서의 소셜미디어 운영 시 유의미한 참고 자료로써 활용할 수 있을 것이다.

It is clear that provision of record information service through social media can revitalize the existing record information services previously provided by Archives and solve the problem of low user visiting rate that have been agonizing over. This has already been proven in several previous studies, and most Archival institution today recognize its necessity and importance and operate social media. Gyeongsangnam-do Province Archives and Seoul Archives, which are regional record management institutions and permanent record management institutions responsible for providing high-quality record information services, recognized this and operated social media, but both effectiveness and user recognition and reach rates were low.
Therefore, this study set up four research questions about why recording information services are low, why only certain types of social media are being used, why users'' perceptions and reach rates are low, and how to use social media services to overcome records’esotericism and increase user awareness and reach rates. To analyze the problem, the current status of recording information services provided by the Gyeongsangnam-do Province Archives and the Seoul Archives were examined, and the current status of social media operation operated by each institution werer analyzed. The organization chart and division of labor for each institution were reviewed, the operational palnning and record disposal schedule were reviewed to see how social media was placed within the institutions’overall policy.
In order to analyze the current status in more detail, telephone and video interviews with the person in charge were conducted to conduct an in-depth analysis of the current status of social media operations. As a result of the current status analysis, neither institution reflected the provision of recording information services through social media in formal work, and operated sporadically without being aware of its importance. In addition, it was not actively responding to the rapidly changing social media market as it was operated strategically without considering the characteristics of each social media and how the algorithm works.
In this study, the solutions and improvements were proposed based on the problems revealed as a result of the current status analysis. A plan was proposed to increase the reach rate to users by anaylzing the operating principle of each social media algorithm and setting strategic keywords and related keywords. Also, unlike the exisiting Archives’formal record information service content, it tried to raise users’awarness and interest by producing differentiated contetns. To this end, outstanding cases of social media operation by domestic and overseas record management institutions were reviewed, and measures to apply them to archive institutions were considered.
This study presented a developed user segmentation methodology suitable for social media mechanisms, analyzed user requirements using user interactive characteristics of social media, and proposed an effective social media operation plan by identifying user tendencies and usage behavior through data provided by social media. In addition, an appropriate operation strategy for each social media was established to suggest ways to simultaneously increase user reach rate and awareness. Finally, through such social media operation, an operating system that can activate existing recording services and mutually grow to create synergies was
proposed.
This study fundamentally analyzed the cause of the lack of effectiveness of providing recording services through social media, which has been continuously contemplated by several previous studies and archives, and suggested practical solutions. It is of great significance in that it can be used as a significant reference material for social media operation not only by regional record management institutions, but also by various domestic and foreign archival institutions, related institutions, and public institutions.